MST - Eksport fra DUELL - import til Visma Business (EDI)
DUELL er en skybasert kasseløsning. Duell er ny kasseløsning som har overtatt for KDR hos mange museer.
Denne artikkelen beskriver hvordan filer fra Duell blir importert inn i regnskapssystemet Visma Business.
Gjelder kun Museene i Sør-Trøndelag.
Det finnes en lignende artikkel for Anno museum her.
Data fra DUELL
Data fra DUELL lastes ned til Visma Business App-server ved hjelp av en installert "Duell downloader" som ble installert av Jahn Sivert Brodersen i Kasseservice den 22.01.2022 (sak 54808)
Nedlasteren kan laste ned 4 forskjellige filtyper.
- Dagsoppgjør
- Varer
- Kunder
- Ordre
Nedlasteren henter filer fra DUELL 1 gang pr time, og lagrer dem i mapper (se lenger ned).
Tidspunkt for når det hentes filer avhenger av når nedlasteren ble startet.
Den startes når app-serveren starter (scheduled task). Deretter hentes filer hvert 60. minutt.
Konfigurasjon av Duell Nedlaster
"Duell Nedlaster" er installert på Visma Business app-server (MST-OSL5P-AP04)
Den kan ikke kjøres som en "tjeneste" i Windows, og startes derfor som en scheduled task.
Den starter når serveren starter, og kjører som domenebruker "mst-s010" Visma Servicebruker.
Passord finnes i Psono.
For å få tilgang til GUI for Duell Nedlaster så må den startes med ikon fra skrivebordet mens man er pålogget som domenebruker "mst-s010" Visma Servicebruker.
Passord finnes i Psono.
Dersom programmet allerede kjører (den startes som nevnt normalt som en scheduled task ved oppstart av serveren), så må det først stoppes i Task Scheduler.
Sjekk i "oppgavebehandling" at prosessen har stoppet.
Deretter starte programmet fra ikon på skrivebordet.
Høyreklikk på program-ikonet som dukker opp på oppgavelinjen.
Velg "Integrasjoner".
Oversikten du får (bildet under) viser alle integrasjoner som finnes.
Disse er opprettet av Kasseservice.
Bildet under viser en vilkårlig "integrasjon" fra bildet over.
Nedlasteren kan laste ned 4 forskjellige filtyper (se bildet over).
- Dagsoppgjør
- Varer
- Kunder
- Ordre
Filer for Dagsoppgjør, Varer og Kunder skal lagres i import-mappen "IMPORTS"
Filer for Ordre skal lagres i import-mappen "ORDERSR"
Mappen F0001 (se bildet over) angir "klienten".
Alle integrasjoner gjelder samme "klient" i Visma (F0001). Derfor lagrer alle integrasjoner filene i de samme to mapper (selv om hver integrasjon gjelder hver sin avdeling ved museet).
E:\DUELL-til-VISMA-filer\EDI-fra-DUELL\F0001\IMPORTS
E:\DUELL-til-VISMA-filer\EDI-fra-DUELL\F0001\ORDERSR
Importere DUELL-data til Visma Business
I Visma Business er det definert jobber som importerer filer fra en gitt fil-struktur.
Fra starten (2022) så lagret Duell Nedlaster mottatte filer direkte inn i denne fil-strukturen.
E:\Okonomi\Visma\VismaFiler\F0001\IMPORTS
E:\Okonomi\Visma\VismaFiler\F0001\ORDERSR
...men fra oktober 2024 ble det opprettet logikk som flytter filer fra det området som Duell Nedlaster laster ned til ... og til det området Visma Business importerer fra.
Dette kan du lese mer om i avsnittet "Overføring av filer til Visma Business import-mapper" lenger ned.
Slik er import-jobben i Visma Business satt opp
Logge inn i Visma Business med bruker "system" og passord angitt i Psono.
Klient-oversikt
For å komme til "Klientoversikten" kan du trykke "Ctrl + O" fra hvor som helst.
(Dersom det ikke skjer noe når du gjør dette fra det første bildet etter innlogging, så skal du prøve å klikke deg inn på en hvilken som helst annen meny/visning og forsøke på nytt).
Klientoversikten ser du på bildet nedenfor.
EDI import-jobber
Følg pilene på bildet under for å komme til bildet som viser det definerte EDI import-jobber (aktive og passive jobber).
Dobbeltklikk ikonet merket "Jobb" på bildet ovenfor, og du kommer til oversikten over jobber.
Her finner vi jobben "EDI" som kjører for alle klienter 1 gang pr døgn kl. 07:30 om morgenen (man-fre). Denne jobben vil importere data fra DUELL, men vi ønsker at EDI-import av DUELL-data skal kjøres oftere. Derfor er det (ref. bildet) opprettet en jobb med navn "EDI-import Duell" som kjører 10 minutter over hver hele time (alle dager). Denne kjøres for alle klienter i gruppe 5. Medlemmer av denne gruppen skal være alle klienter/avdelinger som er definert i DUELL.
Her er et fullstendig bilde av jobbene:
På bildet ser vi at jobb 2 har jobb-status "2", som betyr "Deaktivert" (siden den var deaktivert da artikkelen ble laget)
Bedrifts-gruppe
Vi ser av bildet ovenfor at jobb nr 2 kjøres for klienter i "bedrifts-gruppenr" = 5.
For å angi medlemmer av en bedrifts-gruppe så gjør du som følger, for å komme til skjermbildet du søker:
Gå til fanen "Administrasjon"
Klikk "Bruker/Adgang", og deretter "Bruker"
Du kommer til oversikten over brukere.
Klikk deretter på en vilkårlig bruker.
Deretter på knappen med en "penn" og teksten "VUD".
Dette vil åpne et nytt vindu.
I dette vinduet klikker du "Bedriftsgrupper" og deretter dobbelt-klikker på gruppen "Duell-import" som er den gruppen vi vil administrere.
Når du dobbelt-klikker på en gruppe i bildet ovenfor, så åpnes gruppen i en ny fane.
Her vil du se hvilke firma som er medlemmer i gruppa.
Nederst finnes en knapp for å legge til flere Firma i gruppa. Dette blir i praksis MiST-avdelinger (også kalt "klienter" i Visma Business).
I denne gruppen skal det legges inn alle avdelinger som er definert i DUELL, og som også skal være definert i "Duell downloader".
Bildet viser ingen komplett oversikt.
Start og Stopp EDI-klokka
Klikk på den lille pila ved knappen for "Importer".
Deretter klikk "EDI-klokke"
Du vil da få et skjermbilde for manuelt å starte/stoppe håndtering av EDI-meldinger.
Jeg antar dette overstyrer de jobbene som ellers er registrert.
Overvåking
Jeg har lært at ved endring av EDI-jobber så bør tjenesten Visma Business Scheduler restartes.
Stopp tjenesten. Vent 10 sek. Deretter en start.
Det kan være smart å overvåke denne tjenesten, og gi en alarm dersom den stopper.
Hvis den stopper så vil ikke EDI-importen kjøres heller.
Overføring av filer til Visma Business import-mapper
Fram til oktober 2024 så har Duell Nedlaster lagret nedlastede filer direkte i Visma Business sine import-mapper:
E:\Okonomi\Visma\VismaFiler\F0001\IMPORTS
E:\Okonomi\Visma\VismaFiler\F0001\ORDERSR
En svakhet ved den måten å gjøre det på er at Visma Business risikerer å lese inn ordre-filer (fakturaer) bestående av kunder eller varer som ikke er importert i Visma enda.
Derfor er det i oktober 2024 opprettet logikk som sikrer at varer og kunder blir behandlet før ordre-filer.
(se avsnittet om Scheduled Tasks lenger ned)
Følgende mappe-struktur er opprettet til dette formålet:
EDI-fra-DUELL
Her lagrer Duell Nedlaster mottatte filer.
EDI-fra-DUELL-backup
Her lagres en backup av alle filer som Duell Nedlaster har hentet fra Duell.
EDI-fra-DUELL-mellomlager
Her mellomlagres filer som er under behandling (på vei til Visma sin import-mappe).
A - Duell Nedlaster lagrer mottatte filer i følgende mappe-struktur
Filer for Dagsoppgjør, Varer og Kunder lagres i import-mappen "IMPORTS"
Filer for Ordre skal lagres i import-mappen "ORDERSR"
B - En egen jobb (Scheduled Task 1) behandler dagsoppgjør, varer og kunder
Utføres 2 minutter over hel time
Flytter alle filer fra import-mappen "IMPORTS" til tilsvarende mapper under "mellomlager", og legger en kopi av de til mappestrukturen under "backup".
Flytter alle filer fra import-mappen "ORDERSR" til tilsvarende mapper under "mellomlager", og legger en kopi av de til mappestrukturen under "backup".
Flytter alle filer fra mellomlageret for "IMPORTS" til "IMPORTS" -mappen der Visma sin EDI-import leser ifra.
E:\Okonomi\Visma\VismaFiler\F0001\IMPORTS
5 minutter over hel time leser Visma Business inn filer fra denne mappen. Jobben er satt opp/konfigurert inne i Visma Business.
Her forventes det å kun ligge dagsoppgjør, varer og kunder.
C - En egen jobb (Scheduled Task 2) behandler ordre
Utføres 15 minutter over hel time
Flytter alle filer fra mellomlageret for "ORDERSR" til "ORDERSR" -mappen der Visma sin EDI-import leser ifra.
E:\Okonomi\Visma\VismaFiler\F0001\ORDERSR
18 minutter over hel time leser Visma Business inn filer fra denne mappen. Jobben er satt opp/konfigurert inne i Visma Business.
Her forventes det å kun ligge ordre/fakturaer.
Scheduled Tasks
Logikken som er beskrevet i avsnittet ovenfor kjøres av 2 stk Scheduled Tasks + 2 jobber i Visma Business.
Task 1
Denne kjører 2 min over hel time.
Den flytter alle mottatte filer (fra Duell Nedlaster) til et mellomlager (og sikrer en kopi i backup-mappa).
Den flytter videre innholdet fra IMPORTS-mappen (fra "mellom-lager") til tilsvarende mappe der Visma importerer ifra.
3 minutter senere (5 min over hel time) kjører en EDI-import. Jobben er definert i Visma Business, og kjøres av tjenesten "Visma Business Scheduler"
Task 2
Denne kjører 15 min over hel time.
Den flytter videre innholdet fra ORDERSR-mappen (fra "mellom-lager") til tilsvarende mappe der Visma importerer ifra.
3 minutter senere (18 min over hel time) kjører en EDI-import. Jobben er definert i Visma Business, og kjøres av tjenesten "Visma Business Scheduler"